Ich suche für mein Unternehmen eine offene Software zum Dokumentenmanagement. Diese Seite hier soll erst einmal der Sammlung von Gedanken und Links dienen. Ich habe grob gesagt folgende Anforderungen:
- Alle Dokumente des Unternehmens sollen archiviert, sortiert, durchsucht und versioniert werden können
- Verwaltung von Dokumenten verschiedener Quellen
- selbst generierte Dokumente aus der Warenwirtschaft (Lieferscheine, Rechnungen, etc.) (macht man das als Datensätze oder als PDF?)
- Dokumente, die mit diverser Software auf dem Linux-Desktop generiert werden (z.B. OpenOffice/LibreOffice). (archiviert man die einzeln oder besser direkt am Drucker-Datenstrom?)
- Eingehende Dokumente (Eingangspost) eingescannt als PDF
- EMails
- interne Notizen (Dokumentationssystem/Wiki)
- Zugänglich auf dem Desktop und mobil (Android, Handy und Tablet)
- Verschlagwortung nach verschiedenen Kriterien aller Dateien möglich
- API zur automatischen Einordnung von Dokumenten
- am liebsten in einer Sprache, die ich gut kenne, (also z.B. in Java)
- automatische Indexierung zur Volltextsuche (für verschiedene Dokumenttypen sowie OCR für gescanntes)
Suche nach einem kompletten System #
Nach ein wenig Recherche habe ich das Gefühl, das es keine echte Community-getriebene Lösung für mein Problem gibt. Neben ein paar offenen Lösungen in PHP (z.B. LetoDMS
oder sein Nachfolger SeedDMS), die auf den ersten Blick recht simpel aussahen (und ich bin nicht so ein php-Fan...) gibt es ein paar Lösungen, die sich Open Source nennen, hinter denen dann aber doch nur eine Firma steckt. Die Community Edition ist dann meist sowas wie eine Schnupperversion, bei der wichtige Basis-Eigenschaften fehlen. So entsteht dann auch keine Community... :-( Der einzige Kandidat, der einerseits erfolgreich und funktionsreich am Markt unterwegs ist, und eine komplett freie Version herausgibt, ist wohl zur Zeit Alfresco.
Dokumentationssystem #
Dieser Bereich ist nur ein Teil meiner Anforderung und beschreibt nur einen (technisch einfachen) Dokumenttyp.
Zur Zeit benutze ich für interne Dokumentationen ein Mediawiki. Die dort stehenden Informationen würde ich einerseits gerne mit in ein einheitliches Dokumentenmanagement aufnehmen, um z.B. einheitliche Verlinkungen herstellen zu können und andererseits gefallen mir einige Eigenschaften am Mediawiki nicht.
Probleme mit Mediawiki:
- Oberfläche hat viele Funktionen, die meine Benutzer abschrecken
- nicht besonders technikaffine Benutzer...
- Kein automatisches Einloggen möglich. Wenn meine Benutzer ein Passwort eingeben müssen, führt diese Hürde dazu, das sie erst mal gar nichts schreiben.
- Falsche Begrifflichkeiten: Wenn ich sage, man solle etwas "dokumentieren", erzeugt das Angst. Sage ich "mach Dir Notizen", ist die Schwelle niedriger.
- Gewohnheit an hierarchische Dateiablage. Kein Verständnis dafür, das eine Wikiseite keinen Platz hat, wo sie hingehört und daher immer wieder die Frage "wie erzeuge ich denn hier eine neue Unterseite?"