Ich suche für mein Unternehmen eine offene Software zum Dokumentenmanagement. Diese Seite hier soll erst einmal der Sammlung von Gedanken und Links dienen. Ich habe grob gesagt folgende Anforderungen:

• Alle Dokumente des Unternehmens sollen archiviert, sortiert, durchsucht und versioniert werden können
• Verwaltung von Dokumenten verschiedener Quellen
  • selbst generierte Dokumente aus der Warenwirtschaft (Lieferscheine, Rechnungen, etc.) (macht man das als Datensätze oder als PDF?)
  • Dokumente, die mit diverser Software auf dem Linux-Desktop generiert werden (z.B. OpenOffice/LibreOffice). (archiviert man die einzeln oder besser direkt am Drucker-Datenstrom?)
  • Eingehende Dokumente (Eingangspost) eingescannt als PDF
  • EMails
  • interne Notizen (Dokumentationssystem/Wiki)
• Zugänglich auf dem Desktop und mobil (Android, Handy und Tablet)
• Verschlagwortung nach verschiedenen Kriterien aller Dateien möglich
• API zur automatischen Einordnung von Dokumenten
• am liebsten in einer Sprache, die ich gut kenne, (also z.B. in Java)
• automatische Indexierung zur Volltextsuche (für verschiedene Dokumenttypen sowie OCR für gescanntes)

Es gibt einige NoSQLDatenbanken, die im Prinzip die Datenverwaltung bieten für das, was ich möchte, aber scheinbar keine ordentliche freie und eigenen Erweiterungen zugängliche Oberfläche dafür.

Suche nach einem kompletten System #

Nach ein wenig Recherche habe ich das Gefühl, das es keine echte Community-getriebene Lösung für mein Problem gibt. Neben ein paar offenen Lösungen in PHP (z.B. LetoDMS oder sein Nachfolger SeedDMS), die auf den ersten Blick recht simpel aussahen (und ich bin nicht so ein php-Fan...) gibt es ein paar Lösungen, die sich Open Source nennen, hinter denen dann aber doch nur eine Firma steckt. Die Community Edition ist dann meist sowas wie eine Schnupperversion, bei der wichtige Basis-Eigenschaften fehlen. So entsteht dann auch keine Community... :-( Der bekannteste Kandidat, der einerseits erfolgreich und funktionsreich am Markt unterwegs ist, und eine komplett freie Version herausgibt, ist wohl zur Zeit Alfresco. Sehr interessant sieht aber auch OpenKM (http://www.openkm.com) aus, das - obwohl es hauptsächlich von einer Firma stammt, einen guten Kontakt zur Open Source Community zu pflegen scheint (gutes Wiki, gute Dokumentation, Anleitungsvideos, etc.).

Eventuell gibt es Alternativen in der Weite der CMS-Systeme, die ursprünglich dazu gedacht waren, Webcontent zu verwalten, von denen das eine oder andere aber vielleicht schon weit in den DMS-Bereich hineingewachsen ist. z.B. Magnolia unterstützt JCR). OpenCMS sieht auch interessant aus. Hier könnte eine weitere Recherche sinnvoll sein.

Dokumentationssystem #

Dieser Bereich ist nur ein Teil meiner Anforderung und beschreibt nur einen (technisch einfachen) Dokumenttyp.

Zur Zeit benutze ich für interne Dokumentationen ein Mediawiki. Die dort stehenden Informationen würde ich einerseits gerne mit in ein einheitliches Dokumentenmanagement aufnehmen, um z.B. einheitliche Verlinkungen herstellen zu können und andererseits gefallen mir einige Eigenschaften am Mediawiki nicht.

Probleme mit Mediawiki:

• Oberfläche hat viele Funktionen, die meine Benutzer abschrecken
• nicht besonders technikaffine Benutzer...
• Kein automatisches Einloggen möglich. Wenn meine Benutzer ein Passwort eingeben müssen, führt diese Hürde dazu, das sie erst mal gar nichts schreiben.
• Falsche Begrifflichkeiten: Wenn ich sage, man solle etwas "dokumentieren", erzeugt das Angst. Sage ich "mach Dir Notizen", ist die Schwelle niedriger.
• Gewohnheit an hierarchische Dateiablage. Kein Verständnis dafür, das eine Wikiseite keinen Platz hat, wo sie hingehört und daher immer wieder die Frage "wie erzeuge ich denn hier eine neue Unterseite?"

Einige dieser Gedanken habe ich benutzt, um den Notizomat zu erstellen. Technisch betrachtet ist es ein Mehrbenutzer-Desktop-Wiki mit hierarchischer Seitenordnung. Einfach ausgedrückt ist es eine mehrbenutzerfähige Notizenverwaltung.

Nachtrag: Man könnte für derartige Dokumente auch DocBook nehmen.

Standards für Repositories #

Für die Ablage von Dokumenten in einem Dokumenten Management System (DMS) gibt es Standards. Mir fallen dazu zwei ein:

• JCR als Standard für die Java-Plattform, dazu hat Thomas bereits die Seite JavaContentRepository angelegt.
• und CMIS als plattformunabhängigen Standard (Ok, Java ist auch plattformunabhängig).

Notizensammlung im Mindmap? #

Hallo,

Zu den o.g. Problemen mit Mediawiki fällt mir momentan als Alternative ein Mindmap-Werkzeug ein, an das auch beliebige Dokumente und Links angehängt werden können.

• Z.B. Freemind (Java, Lizenz: GPL V.2): http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page. Damit können per Returntaste neue Knoten in einer knowledge Base angelegt werden, hierarchisch und ohne Kennworteingabe.
  
• Das gleiche und mehr leistet auch Xmind von http://xmind.net (kommerziell, kostenlose Version verfügbar). Xmind bietet bereits in der kostenlosen Variante Websharing der Notizensammlung.
• Außer Konkurrenz tritt hier im Bunde der Org-Mode im Emacs an: https://www.youtube.com/watch?v=Ho6nMWGtepY. Hier sind auch Dokumentenanhänge möglich. Org-Mode im- und exportiert in alle viele möglichen Formate: html, XML, LateX, DocBook/PDF, XOXO, Freemind, iCalendar.
• Update 24.09.2013: Hiveminder ist ein kollaboratives Werkzeug aus der "Getting Things Done" (GTD) Werkzeugkiste und fällt m.E. ebenfalls in die Kategorie Notizensammlung: http://techblog.babyl.ca/entry/hacking-hiveminder
  ... (Fast so gut wie Produktivsystem ZTD) und baut nicht direkt Mindmaps.
• Update 24.09.2013, Nicht zu vergessen und kein Mindmap:
  http://projects.gnome.org/tomboy/, d.h. Tomboy als Notizenreferenz im Gewandt der gelben Zettel.